1. Definir tu público meta:

2. Enfócate en la calidad... y comunícalo:

3. Crea Comunidad:

4. Se coherente con tus valores y haz que quienes te apoyen sientan que forman parte de algo más grande...

5. Mantén el Contacto...

6. Publica testimonios...

Aunque hay muchas cosas que podemos hacer para ser más ecológicos, no está de más invertir en algún equipo básico que te acerque a la meta de ser una oficina verde…

Asì que hoy te traigo algunos consejos en cuanto a qué

Equipos debes comprar para tu oficina.

Paneles Solares:

Se que actualmente los paneles solares que comúnmente se encuentran en el mercado en Nicaragua no son capaces de soportar grandes cargas (como una refrigeradora), pero cada vez hay más y mejores opciones en el mercado… aún así, si sólo puedes optar a ese tipo de paneles, significará un gran ahorro de energía y de dinero a largo plazo.

Impresora:

Aparte del hecho de que puedes hacer algunas cosas como imprimir a dos caras, en formato borrador, en papel reciclado o solo imprimir los documentos importantes, invertir en una impresora ecológica no es mala idea… pero en qué te deberías de fijar a la hora de comprar una?

• En que ahorre energía.
• Se puedan rellenar el tanque (que no use cartuchos).
• Que sea multifuncional (escáner, fotocopiadora e impresora).
• Que tenga acceso mediante Internet, o la puedas instalar dentro de una red (así te evitas tener más de una impresora por oficina).

Cafetera:

Las cafeteras, son junto a las impresoras, de esos electrodomésticos imprescindibles para una oficina… así que deberías invertir en una de buena calidad, y de preferencia que no ocupe filtro de papel u otros suplementos de un sólo uso… Por otro lado, podrías pensar en comprar un buen termo que te permita mantener el café caliente, sin necesidad de que la cafetera esté conectada a la electricidad permanentemente.

Filtro de Agua:

Aunque en los países del norte es lo más normal del mundo tomar agua del grifo (pues tiene una excelente calidad), debemos estar claros, que en los países del sur (incluyendo Nicaragua) esto no es del todo cierto, por lo que muchas empresas y organizaciones acostumbrar comprar agua purificada en botellones y botellas plásticas, para evitar este gasto, puedes comprar un filtro y contar con agua limpia para tus empleados.

Aunque hay varias opciones en el mercado, mi recomendación es el Filtro Ron Rivera.

Computadoras:

Aunque actualmente existen computadoras ecológicas en el mercado, de momento no son accesibles para todo el mundo… Lo que si podes hacer es:

1. Fijarte que tengan un certificado de que ahorran energía.
2. Si decides comprar computadoras portátiles, asegúrate que la batería sea de larga duración.
3. Configura tu computadora para que ahorre energía.

Durante mis primeros 2 meses en Francia, he aprendido un poco más sobre que acciones específicas debemos poner en práctica para poner nuestro granito de arena y luchar de esa manera contra el calentamiento global... Por eso, hoy te traigo...

22 consejos para hacer tu oficina más ecológica...

Vamos a empezar por lo más sencillo:

Luz Eléctrica:

1. Apague la luz cuando no la utilice.
2. Si tiene la posibilidad, procure que haya mucha iluminación natural (ventanas, tragaluces, etc.) en la oficina.
3. Cambie los bombillos normales por otros de bajo consumo.

Agua:

1. Revise todas las llaves y tuberías para evitar fugas de agua.
2. Instale servicios higiénicos con un tanque más pequeño que utilicen menos agua.
3. Coloque un sistema de captación de agua y utilice esa agua para la limpieza o regar el jardín.

Equipo de Oficina:

1. Antes de desechar un equipo, miré si se puede reparar, si se puede reparar, pero no lo ocupa, dónelo a distintas organizaciones que los reparan para utilizarlos en escuelas, centros de salud y otros lugares que los aprovecharan.
2. Procure que los dispositivos electrónicos que adquiera cuenten con la certificación Energy Star, que garantiza que gastan menos electricidad.
3. Reduzca el número de impresoras en su oficina.
4. Si va a adquirir nuevas impresoras, invierta en una ecológica (que le de más impresiones, que puedan rellenar sus tanques y que cuenten con la opción de ahorro).
5. Imprima a doble cara y solo los documentos importantes.
6. Fomente el uso de aplicaciones online para el trabajo en equipo.

Consumo:

1. En las actividades evita utilizar platos, vasos y cubiertos desechables.
2. Adquiera productos locales para la elaboración de los alimentos.
3. Compre Materiales de oficina elaborados con materiales reciclados.
4. Invierta en la compra de un filtro, de esa manera tendrá agua limpia para consumo, y evitara el uso de plásticos.
5. Utilice cafeteras que no necesiten filtros de papel.
6. Utilice productos ecológicos para limpiar.
7. Divide la basura y reciclela.

Transporte:

1. Utilice más la bicicleta.
2. Comparta vehículo cuando sea posible.
3. Realice los chequeos a tiempo, eso evitará que su vehículo consuma más combustible y que contamine el ambiente.

Uno de los grandes problemas a los que se enfrentan la mayoría de las organizaciones sin fines de lucro es la consecución de fondos para llevar a cabo las actividades que les permitan alcanzar su misión y visión institucional, razón por la cual, encontrar convocatorias de proyectos es tan importante...

Antes de Empezar...

La mayoría de las convocatorias requieren:

1. Que tengas los documentos que te certifiquen como una ONG / Cooperativa / Fundación en regla.
2. Copia de tu documentación legal.
3. Memorias y auditorias institucionales.
4. Tener una contraparte del país en el que presentarás la solicitud (exceptuando los pequeños proyectos de embajada).
5. Aporte local (en algunos casos te permiten que el aporte local no sea necesariamente en efectivo, por ejemplo, oficinas, vehículos, etc.).
6. Recuerda que los avales son importantes, así que es importante que cuentes con ellos.

Ahora si, vamos al punto...

¿Dónde encontrar convocatorias para proyectos de desarrollo?

Hay páginas especializadas en el tema, que recopilan las últimas convocatorias y añaden los links para acceder a más información, en ese caso, te recomiendo que te suscribas a su boletín.

1. Gestionandote.
2. Mundo en Desarrollo.
3. Linkedin.

Aunque también puedes consultar las convocatorias directamente en las páginas web de los organismos donantes, para ello te recomiendo que visitar las páginas a menudo para no perderte ninguna...

1. Coordinadora de ONGS de Navarra.
2. Microproyectos de la Embajada de Alemania en Nicaragua.
3. Embajada de Luxemburgo en Nicaragua.

Estas son solo algunas de las páginas que te pueden servir, si quieres encontrar más conocatorias... ve a google y busca "Convocatorias proyectos de Desarrollo en (agrega aquí el nombre de tu país)".

Si ya te convenciste de la necesidad de incluir los vídeos en tu estrategia de comunicación institucional, y ya estamos claros de lo que vas a necesitar para empezar a hacerlo, lo más probable es que estés buscando ideas para trabajar tus primeros videos institucionales... Así que hoy te traigo...

7 ideas para empezar a hacer vídeos para tu organización:

1. Crea un vídeo para reclutar voluntarios,

donde compartas tu quehacer institucional, y algunas de las actividades que ese voluntario realizará dentro de tu organización... Hazlo divertido y atractivo, pero no olvides mostrar la razón de por qué es de vital importancia su participación dentro del proyecto.

2. Entrevista a los Empleados de tu organización,

Usualmente los vídeos de las organizaciones se centran en el trabajo en sí mismo, pero en el mundo actual, necesitamos mostrarle, además, por qué hacemos lo que hacemos, y cómo es trabajar con nosotros.

3. Testimonio de los beneficiarios,

Este es el tipo de vídeos más común que se puede ver dentro de lo que publican las organizaciones... y probablemente tú también lo hayas hecho... así que sólo tengo un consejo... muévete tú hasta donde el beneficiario, y grábalo en su medio, esto le dará un contexto al vídeo y lo enriquecerá.

4. Muestra los valores de tu institución:

y no sólo de palabra, muéstralo con acciones, así, por ejemplo, si uno de tus valores es el respeto al medio ambiente, muestra en un vídeo qué acciones puntuales practican (reciclar la basura, hacer viveros, etc.).

5. Vídeos elaborados por los empleados:

Comparte con el mundo el día a día de tu equipo de trabajo, no sólo lo malo, lo bonito también, como un paisaje, o los caminos por los que transitan en motocicleta, eso te permitirá mostrar el rostro humano de tu organización.

6. Memoria de Actividades:

Presenta un resumen (por ejemplo, cantidad de casas construidas, o de personas capacitadas, o de árboles sembrados), puedes hacerlo para actividades o para la memoria anual, eso permitirá compartir los logros alcanzados y las dificultades encontradas con tus colaboradores.

7. Vídeos elaborados por los beneficiarios:

Dales la oportunidad de utilizar su voz para contar cómo ha cambiado su vida gracias a tu trabajo... deja que sean ellos los que decidan qué mostrar, y cómo mostrarlo, un bonito ejemplo de eso es Humo Tv.

¿Tienes más ideas?, compártelas con nosotros, estamos ansiosos por escucharlas.

Esta semana hemos hablado de la Comunicación interna y su importancia para alcanzar las metas y objetivos propuestos, así como de la importancia del trabajo en equipo y como incentivarlo.

Uno de los puntos importantes para el trabajo en equipo es la capacidad de compartir en tiempo real la información que se necesita... En este sentido hoy quiero compartir contigo algunas herramientas que te podrían ser de utilidad, como siempre... estas herramientas son las que yo he probado personalmente, aunque por supuesto, hay otras muchas herramientas que puedes utilizar.

Herramientas para la Comunicación Interna de tu Institución.

Qué herramientas decidas utilizar, depende en gran medida de la naturaleza de tu institución... pero he aquí mi valoración...

Mi favorita por la facilidad de uso y las posibilidades de lo que podemos hacer, es sin lugar a dudas Facebook workplace, Sin embargo estoy consciente de que para muchos es muchísimo más fácil utilizar whatsapp (en cuyo caso les recomiendo utilizar la versión bussines), y la última, pero que está pensada sobre todo, para organizaciones es Slack.

y tú ¿Cuál de estas herramientas prefieres utilizar?

Dicen que el que escucha consejos llega a viejo... Así que después de haber hablado en el post anterior sobre la importancia de la Comunicación interna Hoy te traigo... 7 consejos para incentivar el trabajo en equipo dentro de tu institución... pero ¿qué tal si empezamos desde el principio?

Uno de los grandes beneficios de optimizar tu comunicación interna, es que esto te permitirá un mejor trabajo en equipo...

Pero... ¿Por qué es tan importante el trabajo en equipo?

Como nos dicen los amigos de Randstard, el trabajo en equipo te va a permitir...

• Aumentar la motivación del personal.
• Incentiva el autoconocimiento, las fortalezas y debilidades de uno mismo.
• Mejorar la comunicación entre los empleados, y entre los distintos programas y proyectos de tu organización.
• Mejora las relaciones personales dentro del equipo de trabajo y, por tanto, el ambiente laboral general.
• Reduce y previene el estrés, así como aumenta la resistencia al mismo.
• Refuerza la confianza y la cooperación.
• Potencia la creatividad al maximizar el potencial individual.
• Permite el análisis de áreas de mejora y la corrección de errores que se puedan encontrar.
• Incrementa el sentimiento de pertenencia y el espíritu de equipo.

Una vez que hemos definido la importancia del trabajo en equipo para el alcance de tus metas y objetivos institucionales, podemos empezar con los...

7 consejos para incentivar el trabajo en equipo dentro de tu institución.

1. Fija objetivos Comunes:

Si quieres que tu personal trabaje en equipo, fíjales un objetivo común, el reto los hará avanzar más rápido.

2. Establece lazos de comunicación:

Crea un ambiente de confianza, donde la comunicación se dé de manera natural, permite que los empleados aporten ideas, y permíteles ejercer sus habilidades en la resolución de problemas.

3. Transmite confianza:

Toda dirección institucional debe tener la capacidad de inspirar la confianza de sus subalternos, de tal manera, que tengan la certeza de que las decisiones que se toman son las mejores para el correcto funcionamiento, o para garantizar el bienestar institucional.

4. Incentiva la participación:

El verdadero trabajo en equipo requiere de la participación, valga la redundancia, de TODO el equipo, para ello, debes incentivar la participación activa, escuchar lo que dicen y no desacreditarlos si no concuerdan contigo.

5. Promueve el Diálogo:

Anima a tu equipo a resolver sus diferencias mediante el diálogo, esto te permitirá crear un ambiente de confianza, donde el equipo se sienta seguro y a gusto, lo que a la larga, redundará en un mejor ambiente laboral.

6. Reconoce los méritos del equipo:

Hay una frase que dice, que debes reprender en privado y premiar en público, si lo sigues, tu equipo se sentirá agradecido y estimulado a seguir trabajando por alcanzar las metas y objetivos institucionales.

7. Incentiva los Liderazgos y guíalos en beneficio de la organización:

No temas a los nuevos liderazgos, estos te ayudarán a llevar la organización más allá de lo que estaba planificado en un principio... crea iniciativas que promuevan el liderazgo, capacitalos y bríndales las herramientas que necesitan para alcanzarlas metas y objetivos propuestos.

El capital más importante con el que cuenta una organización es el equipo de trabajo con el que cuentan, y el éxito de las iniciativas que pongamos en marcha depende, precisamente de este equipo de trabajo, de ahí que es de suma importancia que invirtamos, al menos, tiempo y esfuerzo en optimizar la comunicación a lo interno de nuestra organización. Si todavía no te queda del todo claro la importancia de la comunicación interna institucional, he aquí...

5 puntos que debes tomar en cuenta sobre la comunicación institucional:

1. Nos permite transmitir correctamente la misión, visión, objetivos y valores de la organización: Saber adónde vamos, y el camino que debemos recorrer para llegar ahí, es algo que debe conocer TODO el equipo, por ello debes asegurarte que esta información sea accesible para todos, inclúyelos en un lugar visible y permanente, en la papelería, y recuerdalos cada vez que sea posible, esto permitirá que tu equipo cuente con un norte, y trabajé en pro de conseguir las metas propuestas.
2. Genera una cultura de apropiación, fidelidad y sentido de pertenencia: Si tu equipo conoce y lucha por hacer realidad los objetivos, la visión y la misión institucional, y pone en práctica los valores de la organización, terminará apropiándose de ellos, y sintiendo, que a la larga, esa también es su lucha por hacer del mundo un lugar mejor.
3. Una buena comunicación interna, motiva y valora los aportes del equipo de trabajo.
4. Al tener definidos los retos a enfrentar, es más fácil salir victorioso de ellos: Los problemas a los que se enfrenta una organización, no es sólo responsabilidad de la dirección, debes permitir que tu equipo aporte y de ideas de solución a los problemas enfrentados... después de todo, 2 cabezas piensan mejor que una.
5. Evitas la difusión de rumores y noticias falsas sobre el funcionamiento institucional: La incertidumbre es algo que afecta la productividad de tu equipo, una comunicación clara y directa mejorará la productividad de tu equipo y frenará los rumores y falsas noticias.

Para optimizar la comunicación interna de tu institución debes tomar en cuenta 5 puntos.

1. Debe ser bidireccional, no sólo de la dirección hacia los empleados, también debes escuchar la información que tu equipo tiene para ti.
2. Es necesario que establezca canales para la resolución de conflictos.
3. Es importante que brinde información constante y colaborativa entre empleados y la dirección.
4. Debe servir para evaluar y retroalimentar los procesos desarrollados en tu organización.
5. No olvides, incluir un sistema de reconocimiento y motivación del talento humano de tu organización.

¿Qué herramientas utilizar en tu Comunicación Interna Institucional?

• Periódicos Murales.
• Reuniones Periódicas (semestrales, o anuales, por ejemplo).
• Reuniones informativas (puedes aprovechar otras reuniones para brindar información importante).
• Crea una red interna de comunicación (si no te quieres complicar la vida, podrías utilizar whatsapp, slack u otra aplicación existente en el mercado).
• Así como recomiendo enviar un boletín institucional a lo externo, deberías tener un pequeño boletín sólo para tus empleados, donde felicites a los cumpleañeros, informes de oportunidades de becas, talleres o cursos, próximas visitas, y una sección con palabras de la dirección).

A inicios de mayo tuve la oportunidad única de compartir con los amigos de ADP, a quienes les impartí un taller de 2 días sobre comunicación interna institucional, Entre los temas abordados estuvieron:

• Gsuite.
• Slack
• Redes Sociales
• Mailchimp.

Realmente fue bastante gratificante compartir con el equipo y escuchar de primera mano las necesidades de comunicación planteadas por ellos, De hecho, el tema de esta semana nació de sus inquietudes.

Aprovecho el espacio para agradecer al grupo por todas sus preguntas, y por haber hecho de esta experiencia algo tan agradable para mi.

Como ya vimos en el post anterior, aunque las herramientas digitales tienen muchísimas ventajas no siempre son las adecuadas para comunicar nuestro mensaje, sobre todo si la gente con quien nos queremos comunicar, no tiene acceso al internet tan fácilmente como nos gustaría...

Esta es la razón por la que hoy te traigo,

5 herramientas que puedes utilizar para comunicarte con tus beneficiarios, cuando el internet no es una opción..

1. Sms

Está demostrado que el 95% de las personas abren los SMS que llegan a tu dispositivo móvil, por lo que una buena campaña de SMS puede serte de utilidad, para ello asegúrate de:

• Define el objetivo.
• Crea tu mensaje, este debe ser corto (no más de 160 caracteres).
• Si tu interés es que miren una publicación en redes sociales, o en tu página web, o que llenen una encuesta, agrega un link para que accedan a ella.
• Estudia la frecuencia de envío, esta debe ir en dependencia de tus necesidades, pero aún así no ser repetitiva o cansina.
• Haz una base de datos con los números telefónicos de los beneficiarios que te interesa contactar.
• Dale seguimiento al envío de SMS, pregunta a tus beneficiarios si les ha llegado, si quieren recibir más, o si el contenido les pareció interesante y actúa en dependencia de las respuestas.
• En el caso de que la cantidad de mensajes a enviar sea demasiada, piensa en la posibilidad de pagar un software, o servicio de envío masivo de SMS.

2. Llamadas Telefónicas:

Las llamadas telefónicas pueden ser una herramienta fantástica para dar información útil a personas clave, para que te de los resultados esperados, deberías tomar en cuenta los siguientes puntos:

• Define tu mensaje, debes tenerlo claro antes de hacer la llamada.
• Elije el horario adecuado para realizar la llamada, de tal manera que esta no sea un inconveniente para quien la reciba.
• No olvides tus modales, pero tampoco te extiendas demasiado tiempo en este punto.
• Después de tu llamada, envía un mensaje SMS con los puntos principales que abordaste en la llamada.
• Sí necesitas comunicarte con un grupo, pídeles que ellos elijan una persona de contacto que les haga llegar la información facilitada.

3. Radio:

La radio es una herramienta de comunicación bastante útil en las zonas rurales del país, pero para que tu campaña radiofónica alcance los mejores resultados, toma en cuenta los siguientes puntos:

• Investiga la radio más escuchada por tus beneficiarios.
• Pregúntales por el programa que escuchan y el horario en el que lo hacen.
• Adapta el mensaje y el lenguaje para tu público meta.
• Analiza si vas a pagar por un anuncio puntual, o si te conviene más tener un programa de radio.

4. Periódicos Murales:

Si la información que vas a compartir es más que todo visual, te recomiendo elegir un lugar en la comunidad que sea visitado por la mayoría de los pobladores e instalar un periódico mural con información del proyecto, no olvides que:

• Debe ser llamativo, para que llame la atención de los lectores.
• La información debe estar impresa en letra grande y legible.
• Agrega imágenes.
• Utiliza lenguaje sencillo y fácil de comprender.
• Cambialo periódicamente.
• Si imprimes fotografías del proyecto, con los beneficiarios, una vez que hayas cambiado la información, toma en cuenta que ese beneficiario podría tener interés en quedarse con la fotografía, ofrecesela.

5. Posters:

No importa que sea impreso, o hecho a mano, el poster es por excelencia la herramienta de comunicación en el área rural, puedes hacer varias copias y distribuirlas por algunos puntos importantes de la comunidad (centro de salud, iglesia, pulpería, etc.)... Estos son los puntos que debes tomar en cuenta..

• Piensa muy bien el mensaje que quieres transmitir.
• Dirígete a tu público objetivo (padres, hijos, amas de casa, etc.).
• No compliques tu mensaje, después de todo, mientras más simple sea, llegará más fácilmente a tu público meta.
• Utiliza imágenes que te ayuden a que el mensaje se entienda con más facilidad.
• Utiliza una letra legible (tanto en forma como en tamaño).
• No olvides la información básica.
• Cuida la ortografía.

¿Se te ocurren otras herramientas de comunicación que se puedan utilizar?

Algo importante a la hora de definir nuestro mensaje como institución, es adaptarlo a los distintos grupos meta que tenemos, pues no sólo el lenguaje a utilizar es distinto, si no que cada grupo meta requiere información diferenciada para captar nuestro mensaje en su totalidad.

De nuestra capacidad para definir mensajes personalizados va a depender el éxito de nuestra estrategia de comunicación.

Paso 1: Elección del Público Meta:

Lo primero que debemos hacer es Definir quiénes serán nuestros públicos metas, o dicho de otra manera, ¿a quiénes queremos llegar?, usualmente las organizaciones cuentan con los siguientes público meta:

1. Contrapartes
2. Donantes
3. Beneficiarios
4. Medios de Comunicación.
5. Voluntarios
6. Trabajadores
7. Autoridades Locales

Paso 2: Definir el mensaje para cada público meta:

Para este paso, el siguiente cuadro puede sernos de ayuda:

Termina de llenar el cuadro, escribiendo claramente el mensaje que quieres transmitir para cada uno de los públicos meta que estableciste en el primer paso.

Paso 3: Definir el lenguaje a utilizar.

Tan importante como el mensaje a compartir es el lenguaje que se utiliza para compartirlo, en este caso, por ejemplo, si trabajamos con niños y adolescentes, no vamos a utilizar el mismo lenguaje que utilizamos con las autoridades locales, y ese lenguaje va a depender del mensaje que queremos transmitir...

Una vez que ya hemos definido El público meta, el mensaje y el lenguaje a utilizar, es la hora de decidir las herramientas que utilizaremos para hacerlo:

Paso 4: Elegir las herramientas a utilizar.

Es importante que a la hora de elegir esas herramientas tomemos en cuenta las condiciones del público meta y actuemos en correspondencia, en ningún momento nuestra comunicación con ellos debe ser intrusiva, o representar un gasto, después de todo, somos nosotros los que queremos comunicar un mensaje, así por ejemplo... Si trabajamos con campesinos, lo más probable es que no tengan acceso a internet, o este represente un gasto en su presupuesto...

Para plasmar las herramientas a utilizar podemos utilizar el siguiente formato:

Una vez lleno el cuadro tendrás una idea de cómo personalizar el mensaje de tu institución ante los distintos grupos meta con los que cuentas.