Esta semana que paso, he tenido la oportunidad de volver a mis orígenes como profesora, en este caso, enseñando comunicación y fotografía a un grupo de 20 jóvenes de más de cinco países de Europa...

Toda la experiencia me hizo recordar los tiempos en los que trabajaba con voluntarios y toda la preparación que un evento de este tipo requiere, y sobre todo, al empezar, lo perdida que me encontraba porque nadie te dice qué debes tomar en cuenta o la preparación que deben recibir los encargados de un grupo de voluntarios...

Antes de continuar, recordemos...

¿Qué es un voluntariado de corta duración?

son proyectos cortos de voluntariado cuya duración varia entre 1 semana y 1 mes, y en el cual se realizan diversas actividades, desde intercambio de experiencias con grupos locales, capacitaciones o pequeños proyectos como reparación de una escuela, creación de un jardín, etc.

¿Por dónde empezar?

Basada en mi experiencia, hay 3 formas de realizar un encuentro corto de voluntariado...

1. Estableciendo acuerdos de cooperación con organizaciones de voluntarios y presentando proyectos a agencias de cooperación.
2. Trabajando con la metodología de Workcamps, (Para mas información, puedes visitar la página de ccivs)
3. Incorporándolo como una metodología de trabajo dentro de tus proyectos ya existentes (muy utilizada en la metodología de escuelas de campo).

¿Qué se necesita?

1. En los programas cortos de voluntariado, usualmente los voluntarios se hospedan todos juntos en un sólo lugar, por lo que necesitaras un espacio para alojar a todo el grupo, este no necesita ser un hotel, pero si contar con espacio para la realización de actividades.
2. Planificar el trabajo a realizar, asegurándote de contar con los materiales y la asesoría necesaria para realizarlo.
3. Y lo más importante, contar con personal capacitado para responder a los retos que se puedan presentar.

¿Qué debo incluir en la capacitación al personal?

• Todo el personal del programa de voluntariado, debe estar claro de Qué es un voluntario?, Qué es un programa de Voluntariado?, Estructura Fundamental del Programa, Reglamento de Programas de Voluntariado.
• Roles y Responsabilidades del Supervisor / Coordinador / Líder de Grupo / Voluntario. 
• Preparación del Voluntario antes del Programa: Perfil de los voluntarios, Qué debe saber un voluntario?, Objetivos del Programa, Componentes del Programa, Preparativos antes del Programa, Comunidad de Acogida, Actividades previas, logística, actividades a realizar, contacto con personas clave, metas a alcanzar. 
• Trabajo Voluntario, roles de cada uno, metas, logística, elección de proyecto trabajo, actividades educativas. 
• Misión, visión y quehacer institucional de los organismos involucrados en el proyecto.
• Las personas encargadas de la ejecución financiera del programa de voluntariado, deben estar claros de dos puntos básicos: Cómo rendir cuentas y Cómo gestionar pagos. 
• Herramientas y Metodologías de Animación de Grupos. 
• Comunicación Asertiva y Resolución de Conflicto. 
• Gestión de Riesgos y de Crisis: Qué es una crisis?, Qué no es una crisis?
• Primeros Auxilios y Normas de Seguridad. 
• Acoso Sexual y cómo evitarlo.

Algunos consejos...

• Dado que un programa corto de voluntariado se desarrolla en un período de 1 o 2 semanas (por lo regular) se le debe dar un seguimiento más continuo (Yo recomendaría, diariamente con los responsables del grupo y dos evaluaciones con todos los participantes - uno a medio programa y otra la final).
• Es importante, tener al menos dos personas responsables en el proyecto, uno para trabajar directamente con los voluntarios y otro que sea especialista en el tema a trabajar (por ejemplo, si es la creación de un jardín, ese sería un jardinero).
• Asegúrate que el responsable del grupo tenga acceso a un botiquín de emergencia.
• Ten a mano los teléfonos importantes.

Gracias al proyecto COMnGO he tenido la oportunidad de vivir la experiencia de realizar un programa de voluntariado de tres meses con la ONG IDC que se encuentra ubicada en el sur de Francia en un pequeño puelo llamado Lastours, cuyo atractivo principal son las ruinas de un castillo.

Mi responsabilidad como voluntaria consiste principalmente en crear contenido para las redes sociales de la organización, con el añadido de que me he sumado a un grupo de voluntarios que trabajan en otras áreas del camping, como la agricultura, cuidado de los animales, realización de intercambios de jóvenes, o proyectos artísticos.

Independientemente de que me sienta un poco frustrada, porque la tecnología me ha impedido funcionar a como estoy acostumbrada,

hay 5 cosas que he aprendido durante este período...

1. Los Idiomas:

En Nicaragua, es usual que creamos que con el inglés nos basta y nos sobra, después de todo es el idioma universal... sin embargo aquí en Francia me he encontrado con voluntarios que hablan un mínimo de 4 idiomas, siendo de hecho la norma entre 7 y 9 idiomas (de momento en el camping los idiomas que se halan son: Inglés, francés, español, Alemán, Italiano, portugués, Croata y griego), y eso les a abierto muchísimas puertas... Así que mi meta a mediano plazo es mejorar mi inglés, y aprovechar mi estadía en Francia para al menos aprender Francés.

2. Tecnología:

A pesar de tener sumo cuidado con mi equipo, suelen suceder imprevistos, y eso me ha pasado, tuve que reiniciar mi computadora, y debido a problemas de conexión, es al momento que no he podido descargar mis programas favoritos, exceptuando 2 programas que traje conmigo en una memoria USB, en base a eso, a partir de ahora, viajare junto a una copia de mis programas favoritos.

3. Voluntarios:

Hasta el momento había tenido la oportunidad de trabajar con voluntarios, pero de hecho, es la primera vez que he trabajado como voluntaria por tan largo tiempo, y me ha servido para entender algunas cosas incomprensibles para mi hasta este año... pero sobre todo me he convencido de que trabajar con voluntarios no es fácil, sobre todo si son de culturas diferentes, pero sin lugar a dudas, si se logra, es altamente gratificante.

4. Límites:

Es importante que conozcas tus límites, sobre todo, porque eso te permitirá romperlos y hacer cosas que no creíste que serían posibles...

5. Lenguaje Universal:

A parte de la importancia de aprender otros idiomas, estoy convencida de que los buenos modales, la solidaridad y el cariño son lenguajes universales... Independientemente de tu cultura, o tradiciones, el tratar de servir a los demás hará que sea más fácil integrarse a nuevos grupos y trabajar en equipo...

EXTRA:

6. Trabajo en Equipo:

Sobre todo cuando trabajas con personas de distintas culturas, profesiones, edades... el trabajo en equipo es fundamental... no es fácil de lograr, pero el esfuerzo bien que vale la pena.

Todavía me faltan 2 meses más aquí en Francia... y estoy ansiosa por descubrir todos los retos que me esperan.

Si ya te convencí de trabajar con voluntarios, probablemente te estás preguntando... y entonces, ¿Cómo consigo voluntarios que trabajen en mi organización?

Basada en mi experiencia como directora de un programa de voluntariado, hoy te traigo

5 Maneras de Atraer Voluntarios a mi organización.

1. Alianzas con Universidades.

En Nicaragua es quizá la más fácil, pues las universidades siempre están en búsqueda de lugares donde sus estudiantes puedan realizar su servicio social (trabajo voluntario), Esta modalidad tiene la ventaja de que contarás con voluntarios que cuentan con un grado académico superior, lo que significa que podrás asignarle trabajo más especializado... lo malo es que probablemente no tengan experiencia práctica en su campo de estudio.

2. Campañas en Redes Sociales.

Utiliza las redes sociales en tu favor, y si necesitas voluntarios en una área puntual, es probable que puedas conseguirlo fácilmente dentro de tu comunidad, con sólo decirlo... En mi caso particular, de esa manera conseguí voluntarios para el taller de Abuelos 2.0 que estoy organizando para apoyar a los ancianos a comunicarse utilizando las diversas redes sociales, y actualmente ya cuento con una psicóloga y una nutricionista para un grupo de apoyo a pacientes con cáncer en la ciudad de Somoto... Así que si lo necesitas, no olvides decírselo al mundo...

3. Alianzas con organizaciones que ya trabajan con voluntarios.

Una vez empieces a trabajar con voluntarios se te abriran otras posibilidades, como la oportunidad de trabajar con otras organizaciones que también trabajan con voluntarios, como Cuso Internacional, Erasmus +, Raleigh Internacional, Médicos sin fronteras, etc...

4. Workcamps.

Es una metodología de trabajo con voluntarios en proyectos de corta duración (1 o 2 semanas), que te permite recibir voluntarios para proyectos concretos y esos voluntarios pagan por participar en el proyecto (entre 100 o 200 dólares, en dependencia de la duración del programa).

5. Plataformas digitales de Voluntariado Internacional.

Basta hacer una búsqueda en google para encontrar la plataforma donde divulgar tus necesidades de voluntariado en todo el mundo, no te hago una lista acá porque eso va en dependencia de tu rubro de acción, del tipo de proyectos que quieras presentar, y del tipo de voluntarios que necesitas.

¿Tienes alguna otra idea de cómo conseguir voluntarios para tu organización?

Como ya les había hablado en el post anterior durante 6 años trabajé como responsable del programa de voluntariado en una organización No Gubernamental, y basada en mi experiencia personal, hoy te traigo

10 Consejos para trabajar con voluntarios.

1. Capacita a tu personal.

Recibir voluntarios requiere capacitación y entrenamiento, desde cosas mínimas (como el idioma), hasta saber qué hacer en caso de… es muy importante que las personas directamente relacionadas con el programa estén capacitados, tengan claros los objetivos a conseguir y Tengan la capacidad de trabajar con personas de distintas culturas, temperamentos, habilidades, etc. (si deseas más información al respecto, por favor escríbeme para contarte más de mi experiencia).

2. Crea condiciones para el trabajo voluntario.

Quiero dejar en claro que si te decides a recibir voluntarios en tu institución no debe ser porque quieres ahorrarte el salario de una persona, ese nunca debe ser el caso, el voluntario servirá de apoyo para tu equipo, pero la responsabilidad seguirá siendo del personal contratado…

Pero además, debes contar con las condiciones logísticas mínimas para que el voluntario pueda realizar su trabajo de manera segura, por ejemplo, si es necesario viajar a comunidades debes garantizarle una forma segura de transporte, Si se hospeda con una familia de la zona, debes garantizar que el espacio cumple con las condiciones mínimas para hospedarlo, si trabajará en la oficina de tu institución, al menos debe tener asignada una mesa/escritorio en donde hacerlo.

3. Asigna un responsable por voluntario / grupo de voluntarios.

Como te decía antes, un voluntario no es un trabajador de tu institución (aunque si debe ser un miembro más del equipo), por lo que no tendrá conocimiento de los procedimientos internos de tu institución, y si es extranjero, también necesitará ayuda para entender las idiosincrasias culturales locales… Lo mejor es que cada voluntario o grupo de voluntarios tenga una persona asignada como su contraparte, y que trabajen juntos, eso también facilitará la transferencia de conocimientos y la creación de habilidades específicas en tu personal, y dará sostenibilidad al trabajo realizado por el voluntario…. También debes tomar en cuenta que si el voluntario habla otro idioma, lo ideal (aunque no siempre necesario) es que su contraparte hable su idioma.

4. Capacita al personal voluntario.

Los temas básicos que deberías tratar es:

1. Normas de seguridad.
2. Cultura e idiosincrasia local.
3. Procedimientos internos de tu institución.
4. Idioma.
5. y por supuesto, capacitación específica referente al trabajo que realizará en tu institución.

5. Haz un cronograma de trabajo.

Los voluntarios necesitan estar claros de qué se espera de ellos, y establecer metas a alcanzar, mi consejo es hacer una planificación general (que abarque todo el período que el voluntario trabajará con tu organización), y además planificaciones mensuales y semanales, pues eso te permitirá ir evaluando y adaptando la planificación general a cada voluntario.

6. Evalúa constantemente.

Con esto no quiero decir que pases TODO el tiempo del voluntario en tu organización evaluando, quiero decir que hagas evaluaciones periódicas que te permitan brindar una experiencia enriquecedora al voluntario y a tu organización… No tienes idea de cuántos problemas y malos entendidos puedes resolver…

7. Ve paso a paso.

No trates de dar todas las orientaciones el mismo tiempo como si fuera una lista que debes llenar, ve paso a paso, dándole tiempo al voluntario de adaptarse, aprender y hacer el trabajo que quieres de él… Divide cada objetivo a alcanzar en tareas, y ve orientando lo que el voluntario debe hacer tarea por tarea, puede que haya voluntarios que lo hagan todo muy rápido, pero también otros que vayan más lento… adaptate tú a esa velocidad, no al contrario.

8. Lo importante del voluntariado es la convivencia.

No lo olvides, los voluntarios son personas con un gran compromiso social, pero también que quieren relacionarse con personas de tu institución y de la comunidad, aparta tiempo en el cronograma para realizar actividades de convivencia entre el voluntario y el resto del equipo de tu institución.

9. Deja las reglas claras desde el principio.

Escribe en un pequeño documento algunas reglas básicas que los voluntarios deberían cumplir, en él se deben incluir normas de seguridad, pero también otro tipo de normas, como por ejemplo, el cumplimiento de horarios, el trato con otras personas, las reglas institucionales y si recibirás grupos de voluntarios menores de edad, podrías evaluar la idea de hacer programas «Cero Alcohol».

10. Escuchar las expectativas de los voluntarios.

Puede que algunos voluntarios tengan expectativas irreales (como acabar con el hambre en el mundo), pero también habrán expectativas que tú puedes facilitar que se alcancen (como conocer más de la realidad local, o adquirir experiencia en x o y tarea) y que harán de el voluntariado en tu institución una experiencia más agradable, lo que a la larga mejorará tu imagen institucional.

Bono:

Crear Espacios de Reflexión.

No sólo con los voluntarios, también es necesario crearlos con los miembros permanentes de tu equipo… En mi experiencia, la institución para la que trabajaba no le gustaba trabajar con voluntarios, porque en general ellos viajaban a Nicaragua durante las vacaciones, lo que significaba que el personal no podía pasar las fiestas navideñas con sus familias, al reflexionar con ellos de lo que los voluntarios venían a hacer a Nicaragua, y de que también ellos habían dejado a sus familias en las fiestas para ayudar a nuestros conciudadanos, les hizo cambiar su actitud hacia los grupos de voluntarios que nos visitaban.